21 lut 2021
Na te pytania nie ma jednoznacznej odpowiedzi, aby uzyskać wyjaśnienie kwestii ważności umowy zawartej za pomocą poczty elektronicznej należy zapoznać się z podstawowymi przepisami. Zawieranie umów pomiędzy podmiotami reguluje Kodeks Cywilny. To zbiór przepisów, które wyjaśnią nam - jak poruszać się po zagadnieniach związanych z dokumentowaniem postanowień umowy i jakie kroki podjąć, by zawarta umowa była ważna.
Dokumentowa forma zawartej umowy
Jak wynika z przepisu:
Art 73 § 1. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.
Zawierając umowę, musimy upewnić się, że do danej czynności wymagana jest forma pisemna lub forma aktu notarialnego. Oczywiście polski system prawny zapewnia swobodę zawierania umów. Oznacza to, że dla większości czynności prawnych strony mogą dowolnie ustalić formę zawierania umowy i ewentualnych zmian lub wypowiedzenia. Gdyż jak wynika z przepisu:
Art. 76 Jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jednakże gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.
Tylko określone w prawie lub wynikające z ustaleń stron (na przykład pierwotna umowa wymaga aneksowania w formie szczególnej) czynności wymagające formy szczególnej – czyli w postaci aktu notarialnego nie mogą być zawarte w postaci innej, niż przewidują to przepisy. Umowa zawarta w postaci niższej niż wymagana przepisami jest uznawana za nieważną.
Dla celów dowodowych należy zawsze przechowywać i archiwizować wszelkie formy ustaleń, które w przyszłości mogą mieć znaczenia na przykład w przypadku dochodzenia swoich roszczeń, reklamacji bądź innych sporów z drugą stroną umowy. Wszelkie dowody dokumentujące ustalenia, a więc wiadomości SMS, skany z protokołów negocjacyjnych, notatki ze spotkań mogą posłużyć jako domniemane warunki umowy zawartej w formie ustnej.
Umowa zawarta na odległość
Umowa zawarta na odległość przy użyciu poczty elektronicznej jest nie ważna, jedynie w przypadku gdy ustawodawca przewidział rygor nieważności dla ściśle określonej czynności prawnej, która jest przedmiotem tejże umowy. Nie będzie bowiem formą pisemną sam e-mail, albo nawet skan podpisanej przez jedną stronę umowy.
Jak wynika wprost z przepisów:
Art. 78 § 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Art.78 [1] § 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
W przypadku kiedy umowa bądź przepisy prawa wymagają formy pisemnej do zawarcia umowy, a strony mają możliwość wykorzystania jedynie drogi elektronicznej do potwierdzenia swoich ustaleń, należy korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Tylko taki podpis jest gwarancją ważności umowy i daje możliwość dochodzenia roszczeń.
Pamiętajmy, że umowy dla których ustawodawca nie przewidział rygoru nieważności w przypadku niedochowania formy pisemnej, są skutecznie zawarte w dowolnej formie, także poprzez samą treść wiadomości e-mail.
Dla potwierdzenia zawarcia umowy i domniemania wszystkich bądź części jej warunków, niekiedy wystarczy sam fakt przystąpienia strony do realizacji przedmiotu umowy i powzięcie wiedzy przez drugą stronę o tym fakcie.
Reasumując - umowa zawarta przez e-mail jest ważna, o ile:
Prezentowana porada może nie zawierać kompletnych informacji, aby rozwiązać konkretnie Twój problem.
Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat zadaj pytanie prawnikowi.
Umowa Prawa konsumenta Wypowiedzenie umowy Zawarcie umowy droga elektroniczną Umowa przez e-mail